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Sapere come organizzare un convegno è fondamentale per garantire la sua efficacia e riuscita.
Esso rappresenta un potente strumento di comunicazione, di scambio informativo e crescita reciproca, in grado di raggiungere una certa risonanza.
Data la sua complessità sono necessari impegno e pianificazione, agevolata quest’ultima da una guida step by step.

Tipi di convegno

Prima di parlare dei diversi tipi di convegno, è utile specificare la sua definizione.

Chiamato anche convention o seminario, esso fa riferimento ad una riunione tra più persone incentrata sulla discussione di una tematica di comune interesse.

I convegni generalmente appartengono alla categoria delle riunioni non deliberative.
Ciò in quanto raramente lo scopo è quello di prendere una decisione vincolante per le parti, quanto più si fa capo ad un proposito divulgativo e di dibattito.

Il convegno può essere declinato in diverse tipologie, a seconda delle persone coinvolte e dell’argomento che viene trattato.

principali tipi sono:

  • Aziendale.
    Il convegno aziendale ha un ruolo rilevante e sempre più affermato nella vita di un’impresa.
    Le persone coinvolte e lo scopo possono essere differenti.
    L’evento può rivolgersi ai dipendenti, ai partner commerciali, ai fornitori ecc.; il proposito può essere quello di discutere strategie aziendali, di presentare il lancio di un nuovo prodotto, di confrontarsi sull’andamento commerciale, di dialogare sulla gestione e sullo sviluppo delle risorse, e via dicendo.
    Spesso è prevista l’alternanza tra momenti di riflessione e altri di intrattenimento.
    Ad ogni modo un convegno aziendale è estremamente rilevante in quanto principale leva e strumento di comunicazione.
  • Politico.
    Questo convegno si identifica usualmente con il congresso di alcuni partiti politici o la riunione di determinati gruppi politici.
    Il proposito principale è quello di discutere su idee e programma, ma la sua forma può variare di nazione in nazione.
    Ad esempio negli Stati Uniti tale evento è funzionale all’investitura ufficiale del candidato alla presidenza e di quello alla vicepresidenza.
  • Medico.
    Il convegno medico è tra le tipologie più note.
    Gli esperti del campo si incontrano per uno scambio di esperienze e informazioni, che arricchisce la conoscenza di ogni partecipante.
    Questo tipo di evento è strettamente riservato agli specialisti dell’ambito medico, che si riuniscono periodicamente per aggiornarsi.
    Le tematiche da discutere possono essere diverse, come ad esempio i nuovi farmaci in commercio, le nuove tecniche operatorie e altri topic inerenti.
  • Culturale.
    Il convegno culturale, come intuibile, raduna persone con l’obiettivo di promozione culturale.
    Sotto questo macro-ombrello possono essere comprese tematiche molto differenti: dalla letteratura all’archeologia, dall’ambito enogastronomico a quello storico.
    Questo tipo di evento può essere organizzato da Università, associazioni culturali o privati cittadini.
    Un esempio nazionale di convegno culturale tematico è il Festival della letteratura di Mantova o il Festival del giornalismo di Perugia.

Gli step principali

A questo punto è utile specificare gli step principali per organizzare un convegno:

  1. Definire la tipologia, il target e l’obiettivo.
    Questo è il primo passo fondamentale, comprendente i fattori da definire a monte.Innanzitutto bisogna selezionare il tipo di convegno, dalla cui scelta deriva il target interessato.
    Ad esempio, se si tratta di una convention medica, chiaramente il pubblico di riferimento saranno gli specialisti del settore; se si tratta invece di un convegno aziendale bisogna chiarire se l’evento è diretto agli impiegati, ai partner commerciali ecc.

    Per la riuscita dell’incontro è importante conoscere bene il target a cui ci si rivolge, le sue aspettative e i suoi interessi.
    Bisogna poi chiarire l’obiettivo alla base: su quale argomento verte la discussione, quale conoscenza si vuole approfondire, cosa si vuole ottenere dal dibattito.

  1. Definire il budget.
    Chiaramente vi sono delle risorse da investire ed è fondamentale quantificare quelle disponibili, in quanto da ciò derivano molte scelte organizzative.Nella definizione del budget bisogna tener conto di aspetti come: affitto della location, catering, promozione dell’incontro, costi amministrativi e di gestione dell’evento, attrezzature necessarie ecc.
  1. Stabilire quando e dove.
    Definiti gli aspetti precedenti, si prosegue scegliendo il giorno (o i giorni) e il luogo in cui il convegno avverrà.Riguardo al quando, è consigliabile accertarsi che non ci siano festività importanti o altri eventi rilevanti e attinenti nelle date selezionate.

    Per quanto riguarda il dove, è necessario che la location sia in linea con il convegno e con la sua portata: dunque bisogna valutare la capienza e la tipologia di struttura, che dev’essere attrezzata e dotata di connessione e impianti utili.
    E’ anche importante che il luogo sia facilmente raggiungibile e preferibilmente dotato di parcheggi, altrimenti sarà necessario organizzare un servizio navetta.
    Se il convegno ha una durata maggiore della singola giornata è preferibile che la location si trovi in un’area vicina ad hotel e alberghi.

  1. Definire il programma.
    A questo punto bisogna pianificare nel dettaglio la scaletta, ovvero la struttura del convegno.Ciò implica la scelta di presentatori e relatori, la programmazione dei loro interventi, la selezione degli argomenti, la pianificazione del momento domande, di quello intrattenimento e catering.
    Bisogna anche considerare e stabilire l’inserimento di eventuali foto, video e presentazioni.
  1. Occuparsi degli inviti.
    L’invito chiaramente avrà la forma più idonea al target di riferimento (più o meno formale, istituzionale o meno ecc.).A prescindere da ciò è fondamentale che siano contenute tutte le informazioni rilevanti in modo chiaro: data, orario, luogo, programma, contatti.
    Un altro fattore importante è che l’invito sia mandato con largo anticipo, in modo che le persone abbiano maggiori possibilità di organizzarsi e quindi di partecipare.
  1. Organizzare logistica e allestimento.
    A questo punto bisogna entrare nel pratico dell’organizzazione.
    Ciò vuol dire allestire la sala del convegno in modo adeguato (ad esempio fare in modo che il tavolo dei relatori sia visibile da ogni punto, che siano riservati posti per gli ospiti più autorevoli, che dalla zona del pubblico sia possibile sentire e vedere bene interventi e presentazioni, che siano presenti cartelli ad indicare il bagno, il catering ecc.).Bisogna poi organizzarsi per reperire e trasportare la strumentazione necessaria (impianti di amplificazione, microfoni, proiettori…), individuare strutture ricettive per i relatori se il convegno dura più di un giorno, organizzare loro il trasporto.
  1. Promuovere il convegno.
    L’ultimo step fondamentale nell’organizzazione di un convegno è la sua promozione.
    Anche stavolta le modalità, i canali e il linguaggio devono essere congrui al target di riferimento.Ad esempio in una campagna social si sceglieranno i social network più idonei al pubblico, ovvero quelli tramite cui è più probabile rintracciarlo. È importante pubblicare contenuti interessanti e fare buon uso degli hashtag.
    Altre possibilità sono il materiale promozionale come volantini, dépliant, manifesti, oppure l’ufficio stampa.

 

Questa guida è un punto di partenza utile per conoscere tutto ciò che serve per la realizzazione di un convegno.

Se hai intenzione di organizzarne uno, ma hai bisogno di informazioni in più, consulta la sezione dedicata del sito!

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