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L’evento ibrido è ormai la nuova frontiera dell’organizzazione di meeting.

La sua crescente affermazione è dovuta al carattere innovativo e alle accresciute potenzialità rispetto ad un evento tradizionale.

Non resta che capire cos’è nello specifico, a cosa serve, come si organizza e come si differenzia dall’evento integralmente digitale.

Cosa sono gli Eventi Ibridi

Innanzitutto è opportuno capire cosa sono gli eventi ibridi e qual è il significato di questa dicitura. Come suggerito dallo stesso nome, si tratta di una formula mista: una combinazione tra l’evento tradizionale (in presenza fisica) e quello virtuale (online). Dunque, che si tratti di seminari, conferenze, workshop o altri incontri, l’elemento caratterizzante è uno: la possibilità di parteciparvi tanto di persona quanto tramite internet e tecnologia web, vivendo comunque la stessa esperienza.

Più precisamente, le modalità di fruizione possono essere:

  • Presenza fisica, per cui si partecipa di persona.
  • Partecipazione da remoto all’evento live, con collegamento tramite smartphone, pc o tablet.
  • In differita, laddove l’evento sia registrato e sia possibile visionarlo a posteriori.

La componente virtuale è quella che necessita maggior approfondimento. La partecipazione da remoto può infatti avvenire in diverse forme.

Ad esempio, l’audience virtuale può avere accesso a:

  • Diretta streaming di contenuti audiovisivi (webcast)
  • Presentazione online di immagini, blog o diapositive
  • Eventuale registrazione dell’evento (non live)
  • Chat online e forum di discussione
  • Ulteriori strumenti di social media

Oltre alla modalità di fruizione, a definire cos’è l’evento ibrido vi sono anche le sue diverse forme.

Si può avere ad esempio:

  • Un evento fisico unico
  • Un evento fisico collegato con più sedi tramite internet. Generalmente il tema è comune ma i relatori possono anche essere diversi. Vengono a crearsi così più eventi tra loro collegati e comunicanti.

Infine, generalmente tra le figure chiave vi sono:

  • Il relatore, che espone i contenuti.
  • Il coordinatore, che conduce l’incontro e dialoga con il pubblico.
  • Il moderatore digitale, che si occupa della comunicazione online su chat e social media, dando voce ai non presenti.
  • Il pubblico, che assiste e interagisce con l’evento. Vi rientrano anche i pods, ovvero gruppi che partecipano all’incontro da altre sedi attraverso il collegamento via web.

Tutti questi fattori rendono ogni incontro un’esperienza unica e coinvolgente, dalla natura aperta e partecipativa, con al centro i contenuti e la loro diffusione. Un evento ibrido è capace di fondere l’offline e l’online per ottenere un risultato ancor più soddisfacente delle sue componenti singole.

A cosa servono gli Eventi Ibridi

A questo punto è lecito chiedersi a cosa servono gli eventi ibridi, perché organizzarli o parteciparvi, quali sono effettivamente i benefici. E tu vorresti organizzare un evento ibrido?

Le risposte a queste domande svelano motivi molto significativi:

  • Allargamento dell’audience. Con la modalità ibrida il possibile pubblico è decisamente più ampio: a quello presente fisicamente in numero ristretto si aggiunge quello virtuale, potenzialmente infinito. Un’audience numericamente superiore implica la possibilità di organizzare eventi di maggior risonanza e visibilità.
  • Nessuna limitazione fisica, geografica e di altro tipo. Le persone impossibilitate a partecipare di persona, per i più diversi motivi, possono comunque vivere l’evento. Si tratta di un’occasione molto rilevante per chi è interessato ad usufruire dei contenuti e a confrontarsi costruttivamente. Viene dunque abbattuta un’importante barriera all’ingresso, adottando invece una natura più inclusiva.
  • Più alto livello di coinvolgimento. Con gli eventi ibridi la partecipazione viene potenziata in modo significativo. Infatti gli strumenti online consentono a tutti di interagire tra loro: dai partecipanti fisici a quelli virtuali fino ad ogni figura prevista. A caratterizzare questo tipo di evento è infatti la possibilità aggiunta di porre domande, confrontarsi e commentare anche da remoto. In tal modo il networking può coinvolgere ogni partecipante, senza alcuna distinzione, rafforzando le sue potenzialità.
  • Riduzione dei costi di gestione. Le spese, rispetto ad un evento tradizionale, sono decisamente inferiori. Infatti con la componente online si riducono molti costi, come ad esempio quelli di catering, transfer, affitto di un locale più ampio ecc. D’altro canto anche per il pubblico le spese possono decrescere: i partecipanti online risparmiano su eventuali viaggi e soggiorni. Dunque complessivamente vi è maggior efficienza di risorse.

Infine, vi è anche un vantaggio immateriale. Sugli organizzatori viene proiettata un’immagine di modernità e innovazione, che ha sempre un’importante attrattiva.

Come vengono organizzati

È anche utile capire come vengono organizzati questi incontri e quali sono i fattori rilevanti da considerare.

Nell’organizzazione di un evento ibrido, che come visto presenta una componente fisica e una digitale, la prima questione da valutare è il peso di ognuna.

In particolare, bisogna definire quali e quante figure saranno fisicamente presenti all’evento. Dacché ciascuna può partecipare in ogni modalità, vi sono diverse configurazioni possibili.

La figura più importante ai fini organizzativi, essendo quella preponderante, è il pubblico: bisogna definire il numero dell’audience presente fisicamente. Da tale scelta derivano altre questioni organizzative, come ad esempio la dimensione della location.

Vanno poi individuate le altre figure chiave: chi e come saranno presenti relatoriesperticoordinatorimoderatori ecc.

Un altro aspetto fondamentale è definire il modo in cui l’evento procederà. Bisogna stilare una sorta di scaletta, altamente descrittiva per ogni attività prevista.

Va quindi definito il momento, la durata e l’ordine di interventi, domande del pubblico, eventuali sondaggi ecc. In quest’aspetto organizzativo bisogna anche considerare la forma dell’evento ibrido, ovvero se sono previste ulteriori stanze virtuali o sedi fisiche in collegamento web. In questi casi bisogna coordinare organicamente ogni evento “satellite”.

Curare la componente digitale è fondamentale per il successo di un evento ibrido: è necessario che i partecipanti fisici e quelli online siano parimenti considerati e coinvolti. Bisogna fare in modo che l’esperienza vissuta sia soddisfacente per ambo i pubblici.

Dunque, nell’organizzazione dell’incontro è fondamentale considerare questo fattore e orchestrare adeguatamente la componente virtuale. A tal proposito è fondamentale che le persone presenti online siano istruite su canali e modalità di interazione.

Allo stesso modo è centrale la preparazione dei tecnici che si occupano della componente tecnologica: devono scegliere le piattaforme più adeguate, garantire un flusso senza interruzioni e una buona qualità audiovisiva.

Differenze ibrido e virtuale

A questo punto è opportuno concludere specificando le principali differenze tra ibrido e virtuale. Come visto, l’evento ibrido consiste in una fusione tra la componente tradizionale (presenza fisica) e quella digitale (presenza online). Un evento integralmente virtuale implica invece solo quest’ultima, escludendo la fisicità di partecipazione.

Da quest’aspetto derivano fondamentali differenze:

  • La completa digitalizzazione dell’evento esclude la possibilità di contatto umano che, nonostante l’evoluzione tecnologica, è considerata ancora importante. Ciò è ancor più vero in particolari tipi di meeting, come ad esempio eventi fieristici, in cui costruire relazioni significative è uno dei principali obiettivi.
  • costi relativi ad un evento solo virtuale sono ancora inferiori rispetto a quelli dell’ibrido. Infatti, non esistendo un pubblico fisicamente presente, vengono meno alcune spese. Basti pensare all’affitto di una location, non più necessario.
  • La componente tecnologica assume nell’evento virtuale ancor più rilevanza, è anzi cruciale per la riuscita dell’incontro. Ciò implica che la cura di piattaforme e strumenti digitali debba essere impeccabile, in quanto non ci sono alternative di confronto.

La maggior affermazione dell’evento ibrido è dovuta al fatto che non costringe a rinunciare all’esperienza di un meeting in presenza. Piuttosto coniuga quest’ultima a quella virtuale, in una formula mista che si rivela vincente.

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