Evento aziendale: cos'è?

L’evento aziendale è una risorsa strategica fondamentale per qualsiasi impresa, trasversalmente al suo settore di riferimento.
Si tratta di un vero e proprio strumento di marketing, funzionale a migliorare immagine e percezione di un’azienda, nonché ad ottenere ulteriori vantaggi significativi.
Proprio questi benefici sono il motivo per cui si assiste ad una sua crescente affermazione e per cui è utile saperne di più.

Definizione

È utile innanzitutto dare una definizione di evento aziendale.

Si tratta di un incontro organizzato da una data azienda, dunque focalizzato su di essa, e indirizzato ad un certo pubblico.
La sua struttura varia proprio in base ai destinatari e agli obiettivi prefissati a monte.

In ogni caso l’aspetto comunicativo è quello centrale, tant’è vero che tali meeting rientrano spesso in una vera e propria strategia di marketing.
Affinché un evento aziendale sia efficace è anche importante inglobare una qualche forma di intrattenimento ed engagement, che coinvolga e che faccia percepire l’evento come un’esperienza.

Questi meeting possono essere molto vari e diversificati, esistendo in differenti tipologie e modalità.

Tra i tipi di eventi aziendali vi sono quelli:

• Corporate.
  In tal caso i destinatari sono interni all’azienda stessa: si tratta infatti di un incontro che coinvolge tutti i dipendenti.
  
  L’esigenza alla base di questo evento può essere diversa.
  Esso può servire ad informare su cambiamenti interni, riguardanti ad esempio l’organizzazione, le tecnologie in uso o nuovi propositi adottati.
  Può essere utile a discutere report periodici e a trovare nuove linee di azione, così come può essere funzionale a rafforzare il legame e la comunicazione tra gli impiegati.
  
  Ad ogni modo la sua importanza è chiara: viene stimolata un’azione sinergica, per cui ogni membro collabora muovendosi nella stessa direzione.
  Inoltre viene a rafforzarsi l’engagement, che spesso si traduce in maggior efficacia ed efficienza.

• Consumer.
  Questa tipologia di evento aziendale è invece rivolta ai consumatori, effettivi e potenziali.
  
  Si tratta di un’ottima occasione che anche stavolta può avere diversi fini.
  Un evento di tal tipo può essere funzionale alla presentazione di un nuovo prodotto/servizio, al rafforzamento dell’immagine aziendale o alla comunicazione di suoi cambiamenti, all’inaugurazione di un brand, all’ottenimento di nuovi insights tramite l’interazione con il proprio target.
  
  Ad ogni modo questo incontro è estremamente rilevante per propositi commerciali.

• Trade.
  Questa tipologia di meeting è invece indirizzata ai partner commerciali, già consolidati o potenziali: si tratta quindi di un evento business to business.
  
  Anche stavolta l’esigenza e il proposito alla base può essere differente.
  Infatti è un’ottima occasione per rafforzare i legami con i partner già avviati, per consolidare la loro fiducia nell’azienda, per comunicare ottimi risultati raggiunti o proporre nuovi progetti.
  Altresì è molto utile per individuare nuovi partner commerciali, dimostrando l’affidabilità dell’azienda e i benefici nell’investire in essa, aprendo dunque nuove finestre di opportunità.
  
  Quindi anche stavolta si tratta di un’occasione rilevante in ambito commerciale.

• Conferenza stampa.
  Questa tipologia allo stesso modo è un evento in cui l’azienda è protagonista, e si rivolge principalmente ai giornalisti e ai media.
  
  La conferenza stampa è utile per comunicare una situazione rilevante che riguarda l’impresa e che si voglia abbia una certa risonanza.

Un evento aziendale può anche avere differenti modalità, come:

• Incontro fisico.
  In tal caso il meeting richiede la presenza fisica dei partecipanti, dunque anche una location, spesso un servizio catering e via dicendo.
• Online.
  Un evento virtuale si svolge tramite piattaforme funzionali al live streaming.
  Si tratta di una modalità più recente che ovviamente comporta vantaggi e svantaggi.
  Il beneficio principale risiede nella possibilità di estendere il pubblico di riferimento, a scapito però della relazione in presenza, che in questi incontri può essere cruciale.
• Evento ibrido.
  Questa modalità coniuga e integra le due precedenti, presentando una componente offline e una online.
  La sua crescente affermazione è data dalla possibilità di ottenere i benefici tanto di un incontro fisico quanto di uno online. 

A cosa serve

Seppur intuibile da quanto detto precedentemente, è opportuno specificare a cosa serve un evento aziendale.

Come visto, gli obiettivi variano in base alla tipologia di incontro in questione.
Complessivamente, possibili fini sono:

• Rafforzamento della comunicazione interna.
• Confronto tra i dipendenti sull’andamento di un reparto o dell’intera azienda, problem solving e individuazione di nuove strategie.
• Presentazione di cambiamenti aziendali a tutti gli impiegati, formazione specifica.
• Discussione di report periodici sull’attività svolta.
• Incremento dell’efficienza dei dipendenti.
• Lancio di un nuovo prodotto o servizio, loro presentazione.
• Inaugurazione di un nuovo brand.
• Rafforzamento dell’immagine aziendale presso clienti o partner commerciali.
• Consolidamento dei legami con i partner già avviati e individuazione di nuovi.
• Ampliamento del networking e acquisizione di contatti utili.
• Presentazione dell’azienda a nuovi potenziali clienti.
• Incremento del volume di vendite.
• Comunicazione ai media.

Gli eventi aziendali possono quindi servire a tutti questi scopi e altri ancora.
In generale si tratta dell’occasione migliore per comunicare chi è l’azienda, rafforzando la percezione positiva della sua immagine e ampliandone la risonanza.
Dunque si tratta di incrementare la brand awareness, con tutti i conseguenti benefici. 

Organizzazione evento aziendale

L’organizzazione di un evento aziendale necessita innanzitutto di un’adeguata pianificazione e di un’apposita strategia.

Generalmente gli step da seguire sono:

1. Definizione degli obiettivi.
   Come visto i possibili propositi di un meeting aziendale sono molteplici e differenti, per cui bisogna selezionare preliminarmente quello d’interesse e capire cosa si vuole ottenere.
   Da questa scelta dipende la tipologia stessa di evento.
2. Definizione del budget.
   Un altro fattore che influisce profondamente su tutti gli step è il budget a disposizione, che va definito sempre prima e mai in corso d’opera.
   Pertanto bisogna capire quante risorse si vogliono investire, e se vi sono ad esempio sponsor o finanziamenti pubblici.
3. Individuazione del target.
   Il pubblico di riferimento dipende chiaramente dall’obiettivo dell’evento aziendale.
   È molto importante studiare il target a cui ci si rivolge, comprendere quali desideri e aspettative ha.
   Ciò è cruciale per la riuscita dell’incontro.
4. Scelta della modalità dell’evento.
   Come visto l’evento può avere diverse forme: fisico, virtuale o ibrido.
   Bisogna dunque scegliere la modalità che si ritiene più appropriata, in quanto da questo fattore dipendono molti aspetti organizzativi.
5. Data ed eventuale location, staff e fornitori.
   Sicuramente è necessario prefissare una data, individuare lo staff e i fornitori coinvolti.
   Se l’azienda ha optato per un evento fisico bisogna occuparsi anche di stabilire una location (la cui ampiezza dipende dal numero di partecipanti) e di predisporre un servizio catering.
   Se è previsto un evento virtuale bisogna architettare l’infrastruttura tecnologica a sostegno, mentre se si tratta di un evento ibrido è necessario occuparsi di entrambi gli aspetti.
6. Definizione della scaletta.
   A questo punto bisogna definire la scaletta dell’evento aziendale, ovvero il modo in cui esso procederà.
   Dunque bisogna curare i contenuti, creare una qualche forma di engagement, stabilire un concept emozionale e puntare alla memorabilità del meeting.
7. Promozione.
   Infine bisogna definire come promuovere l’evento così organizzato, in modo che il pubblico ne venga a conoscenza.
   I canali e le modalità variano in base al target predefinito. 

 Vuoi organizzare un evento aziendale? 

 per una consulenza gratuita!